Проектирование проблем у вас уже прекрасно получается, если в вашем бизнесе информация передается между разными информационными системами.
Например, если информация ходит
- из интернет-магазина в маркетплейс,
- из маркетплейса в CRM,
- из CRM в 1С,
- из 1С в ЭДО,
- из ЭДО в бухгалтерию,
- из бухгалтерии в магазин…
Дело в том, что каждая из этих систем имеет свою структуру и особенности хранения данных. И при переводе информации из одной системы в другую нужно эти данные трансформировать, адаптировать между собой.
Хорошо, если у вас есть автоматизированные пути передачи такой информации. Тогда проще: их всего лишь надо будет иногда чинить.
А если автоматизированных путей нет, то работу приходится делать вручную. И в этом месте образовывается проблема (ошибки или низкая эффективность).
Другими словами, в любом случае необходимо планировать, что будут расходы и потребуются ресурсы. Потому что всегда будут возникать проблемы в местах стыковки ИС, и их, эти проблемы, нужно будет решать.
Проблемы будут возникать
- из-за изменения какой-то из систем внутри контура,
- из-за изменения API сервисов вне контура,
- из-за обновлений вашей системы,
и когда что-то изменится, нужно будет привлекать специалистов (бизнес-аналитиков, разработчиков), чтобы они это порешали.
Если автоматизации нет, то вам для передачи информации из ИС в ИС нужно привлекать исполнителей — использовать человеческий труд. Который намного дольше. И менее эффективный, чем автоматический.
Пример 1
Крупный интернет-магазин. В нём сравнение остатков по артикулам по поставщикам делал человек, сверяя данные по Excel-прайсам. У него это занимало десятки часов: сравнение артикулов, поиск в админке магазина и проверка остатков товара, а также запись сведений обратно в XLS-прайс.
Когда этот процесс автоматизировали (то есть информация стала автоматически передаваться из прайс-листа в магазин, обрабатываться и обратно выгружаться новым файлом), то эта работа сократилась, процесс сократился с нескольких десятков часов до нескольких секунд.
Но всё равно человеческое внимание требуется для принятия решений по закупкам этого товара.
Обратите внимание, к ИС (информационной системе) относятся и бумажные носители. Когда мы вбиваем данные с бумаги в компьютер — это тоже передача информации из одной системы в другую.
Другой пример
Одна компания поглощает другие компании, и ей нужно переносить учёт, который велся в тех компаниях, в свои системы.
Автоматически это делается лишь частично из-за особенностей учёта (налогового, бухгалтерского, управленческого, аналитического и прочих). Этот учёт в каждой компании производится по-разному, и адаптацию между сведениями нужно делать вручную. Что тоже занимает часы работы.
Когда переносят сведения, в которых нужно указать сотни документов, то, естественно, человек устаёт, утомляется, и допускает ошибки. Во множестве полей, которые ему нужно заполнить, он где-то может ошибиться, и эту ошибку потом придётся искать.
Автоматика не допускает подобных ошибок — ей всё равно, сколько одинаковых полей обработать: два или двадцать два, сто или миллион.
Но иногда надо перенести всего два поля, и это быстрее сделать вручную, чем создавать автоматические правила.
Ещё пример
В сложных системах регулярно возникают ошибки передачи информации между блоками. Между разными системами хранения данных, между базами различной архитектуры. Бывает, они не полностью автоматизированы. И, когда в процессе синхронизации какая-то информация не передаётся автоматически, то человеку нужно вручную проводить изменения, и каждое из этих изменений занимает 2, 3, 5 минут времени.
И это происходит тоже с какими-нибудь ошибками или замедлениями: пока прогрузится система, пока пройдёт информация между базами, смотря как настроено расписание этой синхронизации.
И у человека уходят десятки часов на обработку каких-то 500 записей. А автоматика это сделала бы за секунды, если бы не сломалась в самый неудачный момент.
Подведём итоги
Видите, как просто найти то место, которое требует внимания?
В тех местах, где происходит передача информации из одной системы в другую, там и будут проблемы.
Если у вас какие-то разработки по автоматизации передачи информации существуют, то на них нужно запланировать время. То есть спроектировать, заложить в планы, что проблемы там будут: что-то сломается и надо будет чинить.
Если у вас в этих местах происходит передача информации в виде ручного труда, то вот это место потребует автоматизации при росте числа операций. То есть здесь мы проектируем, закладываем в планы существование проблемы, резервируем ресурсы на её решение.
Иначе говоря, в любом случае, когда вы что-то проектируете, какую-то систему или модернизацию, то изначально закладывайте, что в местах стыковок будут проблемы. Они будут в любом случае, независимо от вашего уровня профессионализма или от вашего хотения.
Но будут обязательно. Поэтому проектируйте систему и планируйте ресурсы с учётом потенциальных проблем.