В одной из статей мы говорили о том, что НКО сложно определить свой «продукт». Поэтому сложно определиться, что размещать на сайте некоммерческой организации. В этой статье рассказываем, как с помощью аналитики выбрать приоритетные виды информации.
Сначала мы поговорили с руководителем и понаблюдали за работой НКО: кто что делает, кто что спрашивает, как происходит взаимодействие сотрудников и благополучателей («потребителей продукта»). На основе этого сгруппировали виды деятельности руководителя НКО по типу и составили таблицу.
1. Оценка временных затрат руководителя на обмен информацией, в неделю
Зелёным цветом отмечены потоки информации, которые доступны к переносу на сайт.
Текущая работа руководителя НКО, связанная с обменом информацией с различными заинтересованными лицами | Сколько часов в неделю занимает | Сколько контактов (человек) в неделю |
со всеми: | ||
- рассказать об организации и проектах, | 2-3 часа | 2-3 |
- потери времени, когда не получается лично состыковаться с партнёрами или потенциальными благополучателями (ложные выезды, повторные встречи и т.п.), | 1-2 | 1-2 |
с сотрудниками, волонтёрами, кураторами проектов: | ||
- рассказать о нуждах и потребностях, | 1,5 | 3-5 |
- рассказать примеры других организаций, успешные практики, | 0,5 | 1-2 |
- обсудить новые проекты: содержание, целевые аудитории, время/ место/ инвентарь, программы, регламенты взаимодействия и проч. | 1,5-3 | 4-6 |
с благополучателями: | ||
- частые вопросы о вещевой помощи: где, когда, как, сколько можно взять, бесплатно ли и т. д., | 0,5-1 | 5-7 |
- рассказать о положенной государством помощи, | 0,5 | 1-3 |
- консультации об оформлении документов для получения помощи от НКО и вообще от государства, | 0,5-1 | 1-2 |
- узнать потребности благополучателей, | 0,5-1 | 1-2 |
- оформление документов об оказанной/ полученной помощи (реестры благополучателей, прихода, расхода), | 2-5 | 5-25 |
- скоординировать с кураторами проектов, | 0,3 | От 10 |
с жертвователями и другими НКО: | ||
- рассказать о нуждах и потребностях, | 0,5-1 | 1 |
- рассказать о результатах проектов, | 0,5-1 | 1 |
- рассказать примеры кооперации, | 0,5-1 | 1 |
с муниципалитетами | ||
- рассказать о нуждах и потребностях, в мес. | 1-2 | 1-2 |
- рассказать о результатах проектов, в мес. | 1-2 | 1-2 |
- обсудить возможности закрытия их потребностей в рамках своих проектов, в мес. | 2-3 | 1-2 |
ИТОГО: | 12-22 | 43-72 |
Посмотрели в таблицу и обсудили с руководителем НКО, какие из этих действий можно переложить на сайт. Как это будет выглядеть, как этим будут пользоваться. То, что можно делегировать сайту как хранителю базы справочной информации и источнику новых сведений, отметили зелёным цветом. Затем посчитали затраты в часах.
Руководитель занят обменом информации от 2,5 до 4,5 часов ежедневно. При этом производит от 40 до 70 контактов. И это максимальный предел возможностей руководителя.
Порядка 70% этого времени может быть освобождено путём перевода процессов обмена информацией в режим онлайн-ознакомления с материалами на сайте. При этом предел возможностей сайта этим не ограничится — он сможет производить намного больше контактов и оповещать в сотни раз больше людей.
Когда мы поняли, что множество задач по информированию можно переложить на сайт, пришло время определить, в каком именно виде будет это информирование. Что конкретно нужно потребителям НКО? И мы составили схемы взаимодействия руководителя НКО с двумя основными целевыми группами: благополучателями и донорами.
2. Анализ бизнес-процессов по обмену информацией с благополучателями
3. Анализ бизнес-процессов по обмену информацией с донорами
На основе этого анализа понимаем, какая информация должна быть представлена на сайте в первую очередь, а какую запланировать на будущее. Что должно быть на Главной странице сайта, а что разложить по подразделам. Дополнительные расспросы руководителя дадут представление об объёме информации.
К примеру, информация о времени работы организации — это всего несколько слов. А информация о документах, которые нужно предоставить нуждающемуся для получения помощи, разрастается на блоки:
- виды нуждающихся,
- какая помощь существует,
- что может сделать эта НКО,
- куда и как обратиться за дополнительной помощью,
- в какие сроки и где добыть нужные документы (если требуются),
- примеры оформления и получения помощи и т.д.
Следующий шаг — сопоставление образцов и приёмов подачи информации (которые мы рассматривали в прошлой статье) и проведённого анализа. Результатом сопоставления будет спецификация на создание сайта, о ней расскажем в следующей публикации.